Nearshoring-Zusammenarbeit mit einer deutschen Beratungsfirma

Ein deutsches Beratungsunternehmen mit mehreren Abteilungen in ganz Europa war auf der Suche nach einem zuverlässigen Partner für die Installation einer neuen Datenbank und ein Upgrade des Microsoft NAV 2009-Systems zu einer neueren Version. Die Notwendigkeit des Systemupgrades ergab sich aus rechtlichen Änderungen und der Anforderung, über ein modernes ERP-System zu verfügen, dass an Steuerrechtsänderungen angepasst ist. Die neuen Regelungen traten sowohl in Deutschland, als auch in Großbritannien in Kraft, und betrafen das elektronische Banking (Zahlungsdienstrichtlinie der EU Payment Services Directory) und Steuererklärungen (MTD – Making Tax Digital in Great Britain; Steuerdigitalisierung in Großbritannien) und waren der ausschlaggebende Grund für das Update des ERP-Systems zur neueren Version.

Die Herausforderung

Der deutsche Kunde, der JCommerce beim Upgrade des ERP-Systems um Hilfe bat, verwendete Microsoft Dynamics NAV 2009. Dieses System verfügte über keine Funktionalitäten, die eine digitale Abgabe von Steuererklärungen ermöglichen würden. Außerdem benötigte der Kunde eine neue Datenbank für die Abteilung in London und eine weitere für den Hauptsitz in München.

Im April 2019 führte die britische Regierung Änderungen im Bereich von Steuerabwicklungen ein. Es wurde eine neue Möglichkeit bereitgestellt, Steuererklärungen bei der englischen Steuerbehörde einzureichen (Her Majesty’s Revenue and Customs). Die Änderungen waren als sog. Steuerdigitalisierungsprogramm (Making Tax Digital Programme) bekannt und hatten das Ziel, Steuerverrechnungen für natürliche Personen und für Unternehmer zu erleichtern. Aufgrund der neuen Regelung mussten Unternehmer Ihre ERP-Systeme auf ein System mit vordefinierten Einstellungen umstellen, die in Bezug auf die Rechtslage im jeweiligen Land sind. Außerdem musste das System an die veränderten rechtlichen Regelungen in München angepasst werden.

Die Lösung

Das Team von JCommerce aktualisierte das ERP-System zur Version Microsoft Dynamics NAV 2018, die über Funktionalitäten verfügt, die eine digitale Abwicklung von Steuererklärungen unterstützen. Die Implementierung der von JCommerce durchgeführten Arbeiten war eine große Herausforderung, weil das Steuerdigitalisierungsprogramm sowohl für britische Unternehmer, als auch für Softwareanbieter neu ist. Aufgrund dessen waren die zusätzlichen Arbeiten in Bezug auf die Korrektur von Fehlern, die während der Anpassung des Systems an Kundenanforderungen entstanden sind, eine große Hürde.

Zur gleichen Zeit führten die ERP-Spezialisten von JCommerce Arbeiten an einer zweiten Datenbank in Deutschland durch, wo sich der Hauptsitz des Kunden befindet. Außerdem musste das dortige System an die Regelungen bezüglich des neuen deutschen elektronischen Bankensystems (PSD II) angepasst werden. Wegen der großen Datenmenge war dies ein langer und arbeitsaufwendiger Prozess.

Für die Spezialisten von JCommerce war die Hauptdatenbank die größte Herausforderung, weil nicht nur eine Datenübertragung notwendig war. Die NAV 2009-Datenbank verfügte nämlich um extra Funktionalitäten und Modifikationen, die an die NAV 2018-Version angepasst werden mussten. Dieser Prozess erforderte die Zusammenarbeit mit mehreren Personen zur gleichen Zeit, um festzustellen, welche Mechanismen in der neuen Datenbank verfügbar waren und welche neu konfiguriert werden mussten.

Bei den Dienstleistungen für die deutsche Abteilung war die Zusammenarbeit mit der Person in der Buchhaltung am wichtigsten, weil sie die neuen Lösungen testete, sowie mit dem Verantwortlichen für den technischen Support (IT-Support, der einen neuen Server für die Datenbank sowie Server-Administration zur Verfügung stellen musste). Nach der erfolgreichen Implementierung stellte JCommerce dem Kunden umfangreiche Unterstützung von ERP-Beratern zur Verfügung.

Das Ergebnis

Das von den ERP-Spezialisten installierte Microsoft Dynamics NAV 2018-System ist deutliche intuitiver und hat zahlreiche Funktionalitäten, die einen positiven Effekt auf die Nutzerfreundlichkeit und Komfort bei der alltäglichen Arbeit haben. Die neue Version des Systems arbeitet schneller und effizienter. Dank diesem Projekt konnte der Kunde das Ziel erreichen, neue Datenbanken sowie ein modernes ERP-System zu haben, das an die neuen gesetzlichen Regelungen angepasst ist. Die neu installierten Datenbanken hatten einen positiven Einfluss auf das Funktionieren des Systems.

Das von den JCommerce-Spezialisten durchgeführte Systemupgrade zur NAV 2018-Version zeigt, dass ein Team von externen Beratern ein Update des ERP-Systems sicher durchführen kann, ohne Datenverlust, und zwar für jeden Kunden, unabhängig von seinem Standort und den rechtlichen Anforderungen in seinem Land.

Geschäftsvorteile:

• Systemmodernisierung dank Upgrade,
• Anpassung des Systems an rechtliche Anforderungen,
• Hinzufügen von neuen, in Microsoft Dynamics NAV verfügbaren Funktionalitäten,
• Bessere Arbeitseffizienz dank einer besserem System-Performance.

Über den Kunden

Der Kunde ist eine Beratungsfirma, die Unternehmen und Investoren in den Bereichen IT, Telekommunikation, Medien und Technologie (TMT) unterstützt und ermöglicht, erfolgreiche Geschäftsentscheidungen innerhalb einer angemessenen Frist zu treffen. Die Firma hat Abteilungen im Vereinigten Königreich, Deutschland, den USA, Frankreich, Italien sowie in Polen.