- 1. Czym jest analityka biznesowa?
- 2. Analiza przedwdrożeniowa
- 3. Analiza przedwdrożeniowa – co możesz zyskać?
- 4. Kto przeprowadza analizę
- 5. Jak długo może trwać analiza?
- 6. Harmonogram i metodyka prac
- 7. Ankieta przedwdrożeniowa
- 8. Faza przedwdrożeniowa
- 9. Dokumentacja przedwdrożeniowa
- 10. Umowa przedwdrożeniowa
- 11. Testy przed wdrożeniem
- 12. Jaką formę ma efekt końcowy analizy?
- 13. Mamy analizę, co dalej?
Czym jest analityka biznesowa?
Obecnie w wielu firmach pojawia się coraz silniejsza potrzeba efektywnego wykorzystania danych związanych z działalnością biznesową. Każdego dnia systemy informatyczne służące do obsługi rozmaitych procesów biznesowych (takich jak produkcja, handel, administracja, obsługa klienta) wypełniają się nowymi informacjami. Większość menedżerów i właścicieli firm ma świadomość, że posiadane dane, po odpowiednim przetworzeniu i zaprezentowaniu, mogłyby dostarczyć odpowiedzi w wielu obszarach biznesowych.
Analityka biznesowa to wspomaganie podejmowania decyzji, które mają na celu wykorzystanie pełnego potencjału przedsiębiorstwa w oparciu o odpowiednio przetworzone i zaprezentowane dane.
Brak systemu Business Intelligence sprawia, że wykorzystanie pełnego potencjału firmy staje się zadaniem niemożliwym. Pojawia się pytanie – jak zabrać się za stworzenie takiego systemu?
Na polskim rynku obecnych jest wielu dostawców rozwiązań Business Intelligence. Często oferują podobne narzędzia, lecz różni ich skala działania, zasoby i doświadczenie zdobyte podczas wdrożeń. Tym, co powinno ich łączyć, jest zwrócenie uwagi, aby analiza poprzedzająca wdrożenie została zrealizowana zawsze na samym początku projektu. To pierwszy i najważniejszy etap budowy systemu BI. Jego niewłaściwe przeprowadzenie generuje niemałe kłopoty na etapie korzystania z gotowego oprogramowania.
Analiza przedwdrożeniowa – jaka jest jej prawdziwa wartość?
Najlepiej zobrazuje to sytuacja w firmie, w której zrezygnowano z wykonania analizy przed wdrożeniem systemu. Oto przykład. Pan Jan jest prezesem firmy produkcyjno-handlowej w branży spożywczej. Głównymi produktami firmy są dżemy owocowe. Od wielu lat przedsiębiorstwo korzysta z systemu klasy ERP, wspierającego zarządzanie produkcją i magazynami, sprzedaż, finanse i księgowość. Ostatnie miesiące to dla firmy czas zmagań z konkurencją. Wśród działań, którym Zarząd nadał najwyższy priorytet, jest wdrożenie systemu informatycznego umożliwiającego podejmowanie decyzji budujących przewagę rynkową. Zadanie powierzono panu Markowi, na co dzień kierującemu firmową administracją (księgowość, kadry, płace). Mimo braku doświadczenia w temacie znajomości oprogramowania analityczno-raportowego udało mu się doprowadzić do wdrożenia systemu Business Intelligence. Na początku nic nie zapowiadało problemów. Zakupiony system pracował bez zarzutu. W pewnym momencie pan Jan poprosił, aby pilnie przygotować raport na temat zmian w sprzedaży, prezentujący zależności między źródłem dostaw owoców a produkcją dżemu. Informacja ta miała pomóc w wyborze dostawcy, który zapewnia najlepszą jakość przy rozsądnej cenie. Miało to ustabilizować sprzedaż na rynku końcowym. Szybko okazało się jednak, że uzyskanie tego pozornie łatwego do przygotowania raportu było niemożliwe. Dlaczego?
System nie rejestrował wszystkich niezbędnych informacji, a ponadto nie pozwalał na zdefiniowanie sensownego raportu pokazującego zależność między zjawiskami z różnych sfer działania firmy. To konsekwencja niewłaściwego zaprojektowania systemu BI, braku mapowania procesów biznesowych i istotnych zaniedbań na etapie analizy przedwdrożeniowej. Dostawca oprogramowania nie wiedział, jakie potrzeby informacyjne mogą się pojawiać, nie był więc w stanie uwzględnić ich w systemie. Efektem była frustracja pana Jana i przekonanie, że firma wybrała niewłaściwe rozwiązanie, a także nieprzyjemności, które spotkały pana Marka.
Poznaj możliwiścijakie daje data storytelling w Business Intelligence!
Analiza przedwdrożeniowa – co możesz zyskać?
Firmy zainteresowane wdrożeniem systemu BI pytają o konkretne korzyści płynące z przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej. Dobrze zaprojektowany, spełniający wszystkie wymagania użytkowników biznesowych system BI jest wartością kluczową. Brak analizy przedwdrożeniowej w konsekwencji najczęściej prowadzi do tego, że zbudowane rozwiązanie nie spełnia podstawowych oczekiwań firmy. Rezultatem jest brak możliwości uzyskania pożądanej informacji pomimo posiadania odpowiednich danych w systemach źródłowych. Produkt ostateczny, czyli system BI, zostaje dostosowany do wymagań ogólnych, a nie do oczekiwań konkretnych użytkowników. Nie spełnia zatem wszystkich potrzeb, nie jest wystarczająco elastyczny i nie dostarcza pożądanych analiz w odpowiedniej formie lub czasie.
Ważne jest, aby poznać oczekiwania użytkowników końcowych rozwiązania już na samym początku projektu. Nawet wtedy, jeśli plan zakłada dostarczenie rozwiązania częściowego, co w przypadku rozwiązań BI jest jak najbardziej możliwe. Przeprowadzana analiza pozwala urealnić potrzeby tak, aby realizowały cele, za które odpowiada klient. W sytuacji, gdy dane kluczowe wymaganie klienta zostanie zidentyfikowane za późno, w momencie kiedy system lub jego część już powstała, realizacja tego wymagania w odpowiednim zakresie może być trudna i czasochłonna, a czasem wręcz niemożliwa. Analiza, w którą zaangażowany jest także klient, pozwala ograniczyć straty czasowe, ilość pracy, a tym samym nieprzewidziane zmiany kosztów wdrożenia. Często okazuje się bowiem, że najkorzystniejszym rozwiązaniem dla organizacji jest rozpoczęcie projektu od nowa.
Analiza w liczbach
Kto przeprowadza analizę?
Za przeprowadzenie analizy odpowiedzialny jest zespół projektowy składający się zarówno z przedstawicieli dostawcy usługi (analityk biznesowy, architekt systemu), jak i pracowników firmy zainteresowanej wdrożeniem systemu. Wielkość i skład zespołu zależny jest od skali działania firmy i stopnia złożoności samej analizy. Na poniższej ilustracji został zaprezentowany typowy skład zespołu.
Jak długo może trwać analiza?
Ogólne określenie czasu trwania analizy przedwdrożeniowej jest zadaniem trudnym. Na czasochłonność wpływa bowiem wiele czynników: zakres analizy, liczba analizowanych obszarów, liczba raportów oczekiwanych przez klienta i przyszłych użytkowników. Czas trwania analizy wyceniany jest zatem indywidualnie dla każdego projektu, na podstawie konsultacji biznesowych, podczas których ustalany jest ogólny zakres usługi. Rozmowy te prowadzą do określenia analizowanych obszarów i kontekstów analiz oraz usystematyzowania informacji o źródłach danych i przyszłych użytkownikach. Pomocne przy wycenie analizy są także informacje na temat oczekiwań wobec systemu BI. Uzyskiwane są one za pomocą kwestionariusza wypełnianego przez pracowników firmy planującej wdrożenie. Gdyby pokusić się o uśrednienie czasu trwania, to można powiedzieć, że średnio analiza trwa 2-3 miesiące. Dotyczy to analizy obejmującej kilka podstawowych obszarów. W przypadku pojawienia się kolejnych obszarów czasochłonność wzrasta.
Harmonogram i metodyka prac
Dobre praktyki
- Przed wdrożeniem zaplanuj czas na analizę i nie staraj się go skracać do minimum – w ten sposób zminimalizujesz ryzyko wystąpienia trudności na dalszych etapach projektu BI
- Zidentyfikuj potrzeby, wymagania i możliwości użytkowników końcowych w zakresie obsługi narzędzia – w tym celu przeprowadź ankietę przedwdrożeniową
- Zaangażuj pracowników / użytkowników końcowych w projekt i wybór oprogramowania Business Intelligence
- Zaplanuj spotkania z pracownikami poszczególnych działów
- Zaplanuj szkolenia dla użytkowników, aby mieć pewność, że po wdrożeniu w pełni wykorzystają potencjał narzędzia
- Korzystaj z wiedzy partnera wdrożeniowego – nie bój się zadawać pytań, np. na temat tego, jak analizować dane, jak wyciągać wnioski i jakie wskaźniki KPI powinny zostać uwzględnione
Opis prac przedwdrożeniowych
- Planowanie – 5%
- Analiza i zbieranie wymagań – 15%
- Określenie i zaangażowane kluczowych osób – 5%
- Utworzenie hurtowni (jeżeli projekt tego wymaga) – 15%
- Rozpoznanie danych, jakie mają być raportowane – 20%
- Zapoznanie się z obecnym / istniejącym raportowaniem – 15%
- Wstępna kontrola poprawności, identyfikacja potencjalnych problemów – 10%
- Testy poprzedzające wdrożenie – 15%
Ankieta przedwdrożeniowa
Przykładowe pytania ogólne
- Jakie są kryteria sukcesu projektu? Co ma być wynikiem prac? (czy oczekiwania biznesowe są jasne, czy wymagają doprecyzowania?)
- Jakie są główne zagadnienia / problemy przy łączeniu danych z Państwa źródeł?
- Proszę o podanie kluczowych pytań, na jakie docelowy użytkownik narzędzia powinien być w stanie sobie z jego pomocą odpowiedzieć
- Czy narzędzie ma pozwalać użytkownikowi przede wszystkim na korzystanie ze zdefiniowanych raportów / wizualizacji, czy również na konstruowanie własnych (z wykorzystaniem predefiniowanych miar i wymiarów)?
- Proszę przygotować przykładowe zrzuty ekranów istniejących analiz do „odwzorowania” w narzędziu BI
- Proszę o rozpoznanie dostępu do danych / liczby źródeł danych. Czy system BI ma bezpośrednio odnosić się do źródeł czy korzystać z warstwy pośredniej przygotowanej przez Państwa?
Przykładowe pytania dotyczące danych
- Jaka jest liczba wierszy i kolumn w źródłach danych? Pozwoli to szacunkowo określić wielkość tabeli / bazy danych
- Jaki jest przewidywany całkowity wolumen danych (może być w MB/GB albo jako liczba rekordów)
- Czy dane są surowe, czy wykonywane są na nich już jakieś transformacje?
- Jak szybko po udostępnieniu nowych danych powinny być one dostępne w narzędziu (od tego będzie zależało, jak często będzie trzeba przeładowywać dane)?
- Czy istnieją jakieś ograniczenia w dostępie do źródeł danych?
- Jaka jest przewidywana liczba użytkowników narzędzia raportowo-analitycznego?
- Czy w ramach narzędzia mają być przewidziane różne role bezpieczeństwa dla użytkowników? Czy zarządzanie dostępem ma być na poziomie dostępu do określonych raportów / widoków, czy na poziomie dostępu do danych w ramach tego samego raportu / widoku?
- Czy dostępna jest dokumentacja tabel, widoków, synonimów, schematów źródeł danych?
- Jakie są pola kluczy? Czy ta informacja jest udokumentowana?
- Specyficzne wymagania / uwagi dotyczące bezpieczeństwa
- Ewentualny dostęp do wykorzystywanych folderów udostępnionych
Faza przedwdrożeniowa
Faza ta jest ważna, ponieważ analiza i prace wykonane na tym etapie będą miały wpływ na całą strategię wdrożenia Business Intelligence. Okres jej trwania powinien być dostosowany indywidualnie do potrzeb klienta, średnio jej czas wynosi 3 miesiące. Błędem może być pominięcie roli analizy przedwdrożeniowej. Efektem tego błędu na etapie projektowym może być niedoszacowanie kosztów i czasu wdrożenia Business Intelligence. Na etapie powdrożeniowym z kolei skutkiem będzie niewystarczająca bądź zbyt duża liczba raportów, dostarczanie użytkownikom nieodpowiednich danych, a nawet wybór nieodpowiedniego narzędzia Business Intelligence (np. niedostosowanego do umiejętności użytkowników, potrzeb organizacji itp.).
Dokumentacja przedwdrożeniowa
Zdefiniowanie jednego stałego szablonu dokumentu analizy przedwdrożeniowej to niełatwe zadanie. Zawartość takiego dokumentu zależy w dużym stopniu od konkretnych potrzeb firmy zlecającej prace. Warto wypracować określoną strukturę dokumentu, z kontrolą wersji, tak aby był on czytelny i przejrzysty dla wszystkich użytkowników dokumentu.
Umowa przedwdrożeniowa
Powinna ona zawierać takie punkty, jak:
- Opis i przedmiot zamówienia
- Wymagania funkcjonalne dla narzędzia Business Intelligence
- Model licencjonowania
- Bezpieczeństwo informacji
- Klauzula o poufności
- Wymagania niefunkcjonalne
- Harmonogram prac wdrożeniowych
- Zakres usług powdrożeniowych świadczonych przez dostawcę
- Zakres usług szkoleniowych dla użytkowników końcowych
- Kosztorys (formularz wyceny)
- Gwarancja i zasady określające serwis gwarancyjny
- Inne istotne informacje dotyczące usług i doświadczenia dostawcy
Testy przed wdrożeniem
Przedwdrożeniowe UAT (User Acceptance Testing) narzędzia BI obejmują udostępnienie raportów wybranym użytkownikom / grupom użytkowników, dzięki czemu przed wdrożeniem mogą sprawdzić możliwości narzędzia Business Intelligence w praktyce, korzystając z rzeczywistych scenariuszy użycia. Testy takie mogą trwać kilka tygodni, w zależności od potrzeb klienta. Testy przedwdrożeniowe są ważnym elementem wdrożenia Business Intelligence, ponieważ dają użytkownikom możliwość sprawdzenia swoich sił w analizie danych, a dodatkowo – użytkownicy mają realny wpływ na finalny efekt wdrożenia. Angażując ich, upewniamy się, że narzędzie będzie jak najlepiej dostosowane do ich potrzeb, a tym samym sprawdzi się w codziennej pracy.
Jaką formę ma efekt końcowy analizy?
Niełatwym zadaniem jest również zdefiniowanie jednego stałego szablonu dokumentu analizy przedwdrożeniowej. Zawartość takiego dokumentu zależy w dużym stopniu od specyficznych potrzeb firmy zlecającej prace. Warto, aby dokument analizy zawierał przynajmniej przedstawione poniżej elementy.
1. Wprowadzenie:
- Cel dokumentu
- Funkcje i perspektywa produktu
- Opis działalności firmy
2. Model biznesowy lub stan aktualny obszarów będących przedmiotem analizy; np. opcjonalnie, w zależności od projektu, w tym punkcie można ująć:
- Obiekty biznesowe
- Informacje na temat procesów biznesowych
- Reguły biznesowe
- Model klas
3. Projekt rozwiązania:
- Ogólna koncepcja
- Architektura systemu
- Wielowymiarowy model danych
- Wielowymiarowe modele danych wszystkich obszarów
- Wymiary – projekt struktury tabel (atrybuty, hierarchie, źródła danych, wskazówki dla procesów ETL)
- Fakty – projekt struktury tabel (miary – w tym miary kalkulowane, źródła danych, wskazówki dla procesów ETL
4. Analizy:
- Raporty
- KPI
- Dashboardy
5. Fizyczna struktura danych
6. Zasilanie hurtowni danych
7. Testy rozwiązania
8. Pozostałe wymagania:
- Administracja
- Bezpieczeństwo
- Dostępność
- Front-End
- Skalowalność rozwiązania
- Technologia
9. Ryzyko projektu
10. Możliwości rozwoju
Mamy analizę, co dalej?
Dzięki analizie przedwdrożeniowej firma klienta otrzymuje kompletny raport zawierający odpowiedzi na kluczowe pytania, zdefiniowane cele biznesowe i wymagania umożliwiające skuteczne wdrożenie oprogramowania. Efektem finalnym analizy przedwdrożeniowej jest pełny lub częściowy projekt systemu Business Intelligence. Właścicielem dokumentacji i projektu systemu staje się firma zlecająca analizę. Oznacza to, że może ona w dowolnym momencie wykorzystać jej efekty, aby stworzyć lub dostosować odpowiednie oprogramowanie. Niekoniecznie więc wykonawca analizy musi stać się automatycznie producentem i dostawcą systemu BI.
- 1. Czym jest analityka biznesowa?
- 2. Analiza przedwdrożeniowa
- 3. Analiza przedwdrożeniowa – co możesz zyskać?
- 4. Kto przeprowadza analizę
- 5. Jak długo może trwać analiza?
- 6. Harmonogram i metodyka prac
- 7. Ankieta przedwdrożeniowa
- 8. Faza przedwdrożeniowa
- 9. Dokumentacja przedwdrożeniowa
- 10. Umowa przedwdrożeniowa
- 11. Testy przed wdrożeniem
- 12. Jaką formę ma efekt końcowy analizy?
- 13. Mamy analizę, co dalej?