Master Data Management (MDM) – czym jest zarządzanie danymi podstawowymi?

Niejednokrotnie na naszym blogu poruszaliśmy temat jakości danych, zarządzania nimi i wizualizacji. Odpowiednie podejście do danych, zrozumienie ich i sensowne wykorzystanie pozwala rozwijać skrzydła wielu firmom, niezależnie od branży czy profilu działalności. Tym razem przybliżę temat Master Data Management (MDM), czyli sprawne zarządzanie danymi podstawowymi, które stanowi obowiązkowy punkt dla każdej firmy Data-Driven.

XXI wiek przyniósł ze sobą ogrom danych i informacji, które przepływają przez firmy każdego dnia. I wcale nie zapowiada się na to, aby miało być ich mniej. Wręcz przeciwnie, powinniśmy przygotować się na to, że liczba danych będzie rosnąć, i to w sposób logarytmiczny. Jednak gdzieś w ukryciu, w gąszczu tych wszystkich danych, jest ukryty prawdziwy skarb, który może zmienić sposób działania każdej organizacji – czyli właśnie dane podstawowe.

Czym są dane podstawowe? 

A właściwie: czym tak naprawdę chcemy i powinniśmy zarządzać? Czy wiemy, które dane są najważniejsze dla naszej organizacji? 

Dane podstawowe, znane również jako dane główne (ang. Master Data), to kluczowe informacje o jednostkach, obiektach lub konceptach, które są istotne dla działania firmy.  

W kontekście Master Data Management (MDM) dane podstawowe to te informacje, które uważane są za fundamentalne i kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania biznesu.  

Oprócz tego korporacje przetwarzają wiele innych danych transakcyjnych, a także generują dane typowo analityczne, które mogą bazować na Master Data. Obejmuje to różne aspekty działalności przedsiębiorstwa, takie jak:

• klienci, 
• produkty,  
• pracownicy,  
• dostawcy,  
• lokalizacje i inne istotne kwestie. 

Dlaczego warto wdrożyć system zarządzania danymi głównymi 

Celem zarządzania danymi podstawowymi (gdy już zostaną one określone i są nam znane) jest zapewnienie spójności, jakości, integralności i dostępności tych danych we wszystkich systemach i procesach organizacji. Dzięki temu dane te stają się wartościowym zasobem, który może być wykorzystywany do podejmowania bardziej trafnych decyzji biznesowych, optymalizacji działania i zwiększenia konkurencyjności firmy. MDM pomaga również zapobiegać błędom wynikającym z niejednolitych lub nieaktualnych informacji, co może mieć negatywny wpływ na skuteczność.  

Spójne dane główne vs przepływ informacji – przykłady  

Wyobraźmy sobie handlowca, który z powodu zduplikowanych rekordów w CRM przedstawia ofertę klientowi… Którego obsługuje już inny kolega z działu. Bałagan w kluczowych danych nie tylko obniża skuteczność działań obu handlowców, ale też podważa reputację firmy. Przykłady można mnożyć. Nieaktualne dane klientów w bazie nie pozwolą marketingowcom prowadzącym kampanie mailingowe dotrzeć do odpowiedniej osoby. Brak kluczowych danych o produkcie w systemie ERP to groźba realnych strat sprzedażowych.  

Warto już dziś zastanowić się, które dane w twojej organizacji powinny być traktowane jako dane podstawowe – odpowiednie zarządzanie najcenniejszymi danymi stanowi m.in. podstawę budowania metryk jakości danych, o czym pisałem w artykule o Data Governance.  

Jak zoptymalizować proces zarządzania danymi w organizacji?  

Optymalizacja procesu zarządzania danymi w organizacji to wieloaspektowe zadanie, które wymaga uwzględnienia różnych czynników.  

1. Sprawdź, jaką rolę odgrywają dane w osiągnięciu celu twojej firmy – na początku trzeba dokładnie poznać i zrozumieć cele organizacji i to, jaką rolę odgrywają dane w osiąganiu tych celów.  
2. Wyznacz dane podstawowe – następnie należy wyznaczyć dane, które można uznać za kluczowe dla firmy.  
3. Wypracuj dobre praktyki – mając już ten proces za sobą, konieczne jest wypracowanie standardów i procedur zarządzania danymi, które będą realizowane w całej organizacji. Rozumiemy przez to zarówno podejście do prezentowania, jak i rozumienia konkretnych pojęć.  
4. Zadbaj o jakość swoich danych – w kolejnych krokach ważne jest to, aby zapewnić wysoką jakość danych, wyeliminować błędy i potencjalne duplikaty w tworzeniu danych podstawowych. Na pewno niezbędne okażą się wspomniane już metryki jakości danych. 

Jak określić dane podstawowe?  

W tym miejscu pojawiają się już systemy MDM, których dostawców nie brakuje, ale o nich za chwilę. Pozwalają one uporządkować w jednym miejscu to wszystko, co tak naprawdę jest istotne przy zarządzaniu danymi, a więc stanowią centrum informacyjne, które ułatwia znormalizowanie, synchronizację, integrację, zarządzanie dostępem do danych i kontrole regulacyjne. Szczególnie ten ostatni punkt jest istotny w momencie, gdy zmienia się prawo i należy odpowiednio dostosować zarządzanie danymi w firmie (tak było np. w momencie wejścia w życie ustawy o ochronie danych osobowych, RODO). 

Z właściwym i dobrze zorganizowanym podejściem do zarządzania danymi podstawowymi jest o wiele łatwiej prezentować dane pracownikom. Minimalizujemy też ryzyko sytuacji, w których różne systemy korporacyjne na swoje potrzeby muszą same wyznaczać dane podstawowe. Tyczy się to także analiz raportowych: kiedy wiadomo, gdzie należy szukać informacji, np. o klientach i fakturach, unikniemy rozbieżnych wyników w raportach.  

Przykładowe systemy informatyczne klasy MDM 

Na rynku znajdziemy wiele systemów Master Data Management (MDM) od różnych dostawców. Najczęściej oferują to, co najważniejsze w MDM, ale oczywiście ich dostawcy udostępniają różne funkcje, a narzędzia dają wiele możliwości. Poniżej kilka przykładów najpopularniejszych rozwiązań: 

1. Informatica MDM: Informatica to firma specjalizująca się w rozwiązaniach do zarządzania danymi, a Informatica MDM to jej platforma do zarządzania danymi podstawowymi. Oferuje szeroki zakres funkcji, w tym deduplikację, integrację czy zarządzanie jakością danych. 
2. SAP Master Data Governance: SAP oferuje rozwiązania MDM, które są zintegrowane z systemami ERP tego dostawcy. SAP Master Data Governance pozwala firmom zarządzać danymi klientów, produktami i innymi krytycznymi danymi. 
3. IBM InfoSphere MDM: Rozwiązanie InfoSphere to kompleksowe narzędzie do zarządzania danymi, które umożliwia organizacjom zarządzanie m.in. danymi klientów, produktów, dostawców.  
4. SAS MDM: SAS oferuje narzędzia, które pozwalają organizacjom na zarządzanie danymi podstawowymi i wykorzystywanie ich do analizy i raportowania. 
5. TIBCO MDM: TIBCO Software oferuje rozwiązanie, które pozwala zarządzać danymi klientów, produktów i innymi kluczowymi informacjami w organizacji. 

To tylko kilka przykładów systemów MDM dostępnych na rynku. Wybór odpowiedniego systemu zależy w głównej mierze od potrzeb i wymagań firmy oraz od budżetu. Każdy z wyżej wymienionych dostawców oferuje darmowe demo swoich narzędzi, więc warto poświęcić czas na dokładne poznanie możliwości poszczególnych rozwiązań. 

Korzyści z wdrożenia systemu MDM 

• Zcentralizowane źródło informacji – po wdrożeniu systemu Master Data Management i właściwej początkowej konfiguracji firma zyskuje przede wszystkim centralne źródło informacji o danych, które znacząco ułatwia analitykę i dalszy rozwój firmy w oparciu o dane kluczowe. Wszelkie integracje nowych systemów, rozbudowa aktualnych, a czasem nawet całkowita ich przebudowa, stają się znacznie prostsze, gdy wiemy, z których danych i w jaki sposób powinniśmy korzystać. Tym sposobem pojawienie się nowego systemu CRM nie wymaga kroku dotyczącego analizy w związku z wyznaczaniem źródła informacji o klientach, gdyż te są dostępne na wyciągnięcie ręki. 
• Lepsze wyniki – bez powielania błędów uzyskujemy produkty lepszej jakości, które też powstają szybciej, bo minimalizowane jest ryzyko niepoprawnych wyników, a co za tym idzie, kolejnych iteracji poprawiania. To z kolei bezpośrednio prowadzi do wzrostu konkurencyjności na rynku, a także pomaga zwiększyć zaufanie wśród partnerów biznesowych, których obsługa przebiega po prostu sprawniej.  
• Lepsza analityka – naturalnie też wszelkie działania analityczne zyskują płynność i pozwalają podejmować lepsze decyzje biznesowe.  
• Łatwiejsza personalizacja oferty – spójne dane podstawowe, które mamy pod kontrolą, bezpośrednio przekładają się na lepszą obsługę klienta i pozwalają lepiej spersonalizować ofertę firmy.  

Master Data Management. Podsumowanie  

Liczę na to, że ten tekst zwraca uwagę na obszar Master Data Management (MDM) i na to, dlaczego zarządzanie kluczowymi danymi jest tak ważne. Pora więc na kilka zdań podsumowania: pamiętajmy, że systemowe podejście do zarządzania danymi podstawowymi (np. klientów lub produktów) gwarantuje wyższą jakość usług, lepsze wyniki i przekłada się na wzrost zadowolenia wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz, u naszych klientów.  

Poprzez zapewnienie spójności, jednolitości danych kluczowych w ramach głównych źródeł danych przyspieszamy wszelkie procesy biznesowe, jesteśmy gotowi na wszelkie zmiany prawne i mamy pewność, że strategiczne decyzje będą podejmowane na podstawie odpowiednich informacji. 

Zarządzanie Danymi Podstawowymi. FAQ 

Na koniec kilka często zadawanych pytań i odpowiedzi, które mogą was nurtować, jeśli zaciekawił was temat Master Data Management (MDM).