Praca zdalna – skuteczna strategia dla twojej organizacji

1) Skonfigurowany VPN  

Pierwszym krokiem do pracy zdalnej jest zapewnienie bezpiecznego, szyfrowanego połączenia, dzięki któremu pracownicy będą mogli mieć z domu dostęp do firmowych zasobów (aplikacji, wykorzystywanych systemów, dysków współdzielonych). W tym celu dział IT konfiguruje VPN, czyli Virtual Private Network. Jest wiele firm, które w ramach współpracy pomogą stworzyć bezpieczne środowisko do pracy zdalnej. Usługi VPN mogą być dostarczone za pomocą sprzętu (jak np. Sonic Wall firmy Dell czy Cisco) lub jako usługa systemu Windows Server. W wielu przypadkach sprawdzają się także darmowe narzędzia takie jak Open VPN. Samo wdrożenie VPN-a zajmuje kilka godzin. Następnie należy dokonać odpowiedniej konfiguracji na urządzeniach użytkowników.   

Jeśli korzystasz w firmie ze sprzętu klasy PC lub potrzebujesz dostępu do urządzeń mobilnych, możesz wykorzystać programy takie jak Ultra VNC czy TeamViewer. Ten drugi to popularne rozwiązanie, dostępne także w wersji bezpłatnej. Pozwala uzyskać dostęp do zasobów firmowych, jest także wykorzystywane przez działy IT do administrowania sprzętem pracowników podłączonych do sieci VPN. 

2) Aplikacje wspierające pracę zdalną

Czyli narzędzia, które pozwolą stworzyć naszą przestrzeń do pracy, wirtualne biuro. Praca zdalna nie powinna wpływać na komunikację w twoim zespole i wymianę informacji. Wymiana dokumentów powinna być łatwiejsza dzięki takim dostępnym rozwiązaniom jak Google Dysk, Google Documents czy Dropbox, za pomocą których można łatwo współdzielić pliki firmowe. Popularnym rozwiązaniem jest również Microsoft Office 365. 

Prawdą jest, że osoby pracujące przez długi czas w domu mogą skarżyć się na poczucie izolacji, szczególnie jeśli reszta zespołu pracuje z biura. Z pomocą przychodzą programy ułatwiające komunikację. Najbardziej popularne rozwiązania to Skype for Business, Slack czy Microsoft Teams. Ten ostatni tylko w ciągu jednego tygodnia odnotował wzrost liczby użytkowników o 12 mln.

Rozwiązanie od Microsoft łączy w sobie funkcje ułatwiające komunikację i współdzielenie plików, jest intuicyjne i nie wymaga prowadzenia szkoleń dla pracowników. Oto najważniejsze możliwości, jakie daje: 

• Przestrzeń w chmurze – dzięki przestrzeni chmurowej łatwo można dzielić się ze współpracownikami plikami oraz pracować wspólnie na udostępnianych dokumentach,
• Współpraca online – organizacja wideokonferencji, czat,
• Integracja z innymi aplikacjami – MS Teams zapewnia pełną integrację z wykorzystywanymi w firmie aplikacjami z pakietu Office czy Dynamics 365. Można też zintegrować program z takimi programami ułatwiającymi planowanie pracy jak Trello, Jira czy Confluence,
• Ochrona prywatności – funkcjonalności, które pomagają chronić prywatność pracownika, np. rozmycie tła w trakcie połączeń czy opcja „nie przeszkadzać”.

3) Odpowiedni sprzęt i narzędzia ułatwiające administrację 

Jeśli wykorzystujesz sprzęt z oprogramowaniem Windows, warto zaopatrzyć się w aplikacje umożliwiające zdalne zarządzanie sprzętem. Możliwości takie daje System Center Configuration Manager. To narzędzie pozwala zarządzać każdym urządzeniem wpiętym do sieci także tym, które wykorzystuje oprogramowanie Apple, gdy połączenie jest nawiązywane za pomocą VPN). Dział IT może wykorzystać SCCM do aktualizacji systemu, aktualizacji bazy wirusów, zapewnić użytkownikom aktualizacje Office 365 – wszystko to odbywa się bez wiedzy i angażowania użytkowników. SCCM to ważne narzędzie dla administratorów IT – umożliwia zarządzanie serwerami, pocztą, systemami bazodanowymi w firmie na potrzeby systemów ERP i CRM). Microsoft SCCM jest dostępny w ramach partnerstwa z firmą Microsoft. 

Innym rozwiązaniem jest aplikacja TeamViewer. Pozwala ona zapewnić wsparcie dla pracowników, którzy uzyskują dostęp do zasobów firmowych, łącząc się za pomocą VPN. W 90% przypadków umożliwia działowi IT rozwiązanie problemów pracowników pracujących zdalnie. Użytkownik, który potrzebuje wsparcia, generuje za pomocą aplikacji numer ID i przekazuje go działowi IT, który przejmuje zdalnie jego komputer. 

W przypadku sprzętu od Apple ważne jest posiadanie w firmie narzędzia umożliwiającego zdalne zarządzanie urządzeniami. Jeśli korzystasz ze sprzętu Apple, warto rozważyć skorzystanie z systemu takiego jak Jamf Pro, który pozwala na sprawny nadzór nad posiadanymi przez pracowników urządzeniami iOS i macOS. Najważniejsze możliwości, jakie daje: 

• Ograniczenie kontaktu fizycznego – zarządzanie urządzeniami i monitorowanie ich na bieżąco nie wymaga w ogóle kontaktu fizycznego.
• Wdrożenie „zero touch” – przydatne w przypadku przyjęcia nowego pracownika, który rozpoczyna pracę nawet setki kilometrów od siedziby firmy lub takiego, który ma otrzymać nowy, skonfigurowany i zabezpieczony komputer MacBook Pro lub iPada.
• Zdalna administracja – administratorzy Jamf Pro zdalnie instalują niezbędne programy, aplikacje, wgrywają konfiguracje i rozwiązują problemy techniczne użytkowników bez angażowania ich. W przypadku gdy potrzebna jest aktualizacja oprogramowania, za pomocą Jamf Pro można ją przekazać do wszystkich urządzeń.
• Samoobsługowy portal – pracownicy mogą skorzystać z samoobsługowego portalu, aby pobrać jednym kliknięciem oprogramowanie zatwierdzone przez firmę do użytku, a nawet samodzielnie skonfigurować VPN.
• Bezpieczeństwo – polityka bezpieczeństwa gwarantuje niezmienny poziom zabezpieczeń na komputerach, jak uruchomiony firewall. Z systemem takim jak Jamf Pro łatwo wprowadzimy ograniczenia związane z dostępem do USB czy zasobów sieciowych.

4) Kultura organizacyjna sprzyjająca pracy zdalnej

Sprzęt i infrastruktura to jednak nie wszystko, żeby model pracy zdalnej był w firmie efektywny. Oto, co na ten temat mówi Joanna Martynowska z Inetum, Team Manager w branży IT: „Branża IT jest – a przynajmniej powinna być – w pełni przygotowana do opuszczenia biur przez pracowników z jednoczesnym zachowaniem ciągłości biznesowej. Samo posiadanie odpowiedniej infrastruktury nie jest jednak gwarancją sukcesu. Z perspektywy Team Managera czy jakiegokolwiek przełożonego praca w pełni zdalna to wiele wyzwań. Wielu kierowników zadaje sobie pytanie: Jak kontrolować pracownika? Jak podtrzymywać relacje? Czy można zaufać, że wykonuje swoje obowiązki, a jeśli nie – jak egzekwować poprawę? Podstawą jest odpowiednie podejście i zaufanie, że nasze zespoły składają się z odpowiedzialnych profesjonalistów. Obdarzmy ich zaufaniem, na które zasługują. Dla podtrzymania relacji organizujmy natomiast od czasu do czasu telekonferencje, ale nie przesadzajmy z kontrolą. Możliwości kontaktu obecnie jest mnóstwo”.

Podsumowanie

Pracownikom początkowo może być trudno odnaleźć się w zdalnej rzeczywistości. Jako pracodawca możesz zadbać o odpowiednią infrastrukturę, niezbędne narzędzia i obdarzyć swój zespół zaufaniem. Pracownikowi, który pracuje z domu, pozostaje przygotować sobie odpowiednie, sprzyjające skupieniu miejsce do pracy oraz dostęp do Internetu. Przy podejściu pełnym odpowiedzialności i zaangażowania praca zdalna przyniesie korzyści nie tylko pracownikowi, ale też całej organizacji.

Autorami są: Anna Valkenburg, Paulina Materna, Joanna Martynowska, Tomasz Winiarczyk

Przeczytaj również: Jamf Protect – antywirus zaprojektowany z myślą o komputerach Mac. Jakie daje możliwości?