Przejdź do:

1. 1. RPA – robotyzacja dla każdego?
2. 2. Czym jest Blue Prism?
3. 3. Środowisko Blue Prism – podstawy
4. 4. Procesowanie danych
5. 5. Deployment robota
6. 6. Certyfikacja Blue Prism
7. 7. Podsumowanie

RPA – robotyzacja dla każdego?

Idea środowisk RPA jest taka, żeby użytkownik posiadający nawet niewielką wiedzę techniczną i programistyczną był w stanie automatyzować procesy. W robotyzacji procesów przydatne będą takie umiejętności jak:

• zdolność analitycznego myślenia,
• obycie biznesowe, wiedza na temat istniejących procesów,
• pomocna może być wiedza w zakresie modelowania procesów biznesowych czy podstawy analizy biznesowej,
• podstawy programowania (np. .NET/C#) oraz znajomość VBA, HTML, CSS z pewnością ułatwią start.

Czym jest Blue Prism?

Blue Prism to kompleksowe, zintegrowane środowisko służące do automatyzacji wybranych procesów biznesowych. Umożliwia tworzenie robotów software’owych, które przejmują powtarzalne, żmudne czynności wykonywane przez człowieka. Blue Prism został zbudowany w oparciu o Microsoft .NET Framework i umożliwia automatyzację każdej aplikacji zbudowanej na wszelkiego rodzaju platformach (mainframe, Windows, WPF, Java, web itp.). Dostawca narzędzia jest jednym z liderów w zestawieniu Gartnera, a do innych popularnych środowisk można zaliczyć np. UI Path, Automation Anywhere i PEGA. Dziś skupię się na Blue Prism, którego możliwości wykorzystuję w pracy jako RPA developer w Inetum.

Środowisko Blue Prism – podstawy

Środowisko pracy w Blue Prism podzielone jest na dwie główne części: warstwę procesów i warstwę obiektów. Praca z narzędziem polega na projektowaniu logiki przy użyciu komponentów przypominających schematy blokowe używane do modelowania procesów biznesowych.

Elementy blokowe są odpowiednikami konstrukcji programistycznych, takich jak zmienne o różnym typie danych, konstrukcje logiczne if czy tablice, które są reprezentowane przez kolekcje (collections), a także pętle (loop) służące do łączenia (interakcji), np. po poszczególnych elementach kolekcji.

Blue Prism posiada również element Calculation Stage służący do wykonywania i implementowania kalkulacji za pomocą wbudowanych funkcji.

Środowisko posiada obsługę wyjątków w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych błędów w działaniu aplikacji, błędów kalkulacji itp.

Warstwa procesu

Warstwa procesu odpowiedzialna jest za przechowywanie logiki biznesowej.

Na głównej stronie projektu tworzy się ogólny zarys (high level) poszczególnych kroków w procesie.

Kroki w procesie, takie jak uruchomienie aplikacji, pobranie danych, kalkulacja danych itp., dzielone są na podstrony (sub page), które są odpowiednikami funkcji czy procedur. Tak samo jak funkcje – sub page może mieć parametry wejściowe i zwracać dane.

Interakcja z poszczególnymi elementami aplikacji jest realizowana przy użyciu obiektów i zdefiniowanych w nich akcjach.

Warstwa obiektów

Obiekty w Blue Prism nie są odpowiednikami obiektów z obiektowych języków programowania.

Jeden obiekt jest dedykowany jednej aplikacji lub funkcji. Przykładowo, jeżeli chcemy zautomatyzować aplikację webową, tworzymy dedykowany dla niej obiekt posiadający zestaw akcji służący do interakcji tylko z tą aplikacją. Akcjami mogą być uruchomienie aplikacji, kliknięcie przycisku czy sczytanie tekstu z pola tekstowego. Blue Prism posiada gotowy zestaw obiektów dla najczęściej używanych aplikacji, takich jak np. Excel, Outlook, czy operacji takich jak manipulacje na ciągach tekstowych – String, manipulacje na kolekcjach itp.

Aby można było przeprowadzić interakcję z aplikacją, należy zmapować jej elementy.

Elementy te są przechowywane w narzędziu Application Modeller:

Blue Prism posiada szereg trybów mapowania (Spy modes) umożliwiających interakcję praktycznie z każdą aplikacją.

Jeżeli potrzebujemy dodatkowych funkcjonalności, których Blue Prism nie posiada, możemy je dodać przy pomocy Code Stage – małych kawałków kodu, które implementuje się również w obiektach.

Środowisko wspiera pisanie kodu w C# i VB.NET. W tym przypadku potrzebna jest podstawowa wiedza w zakresie programowania.

Procesowanie danych

Aby dane wejściowe mogły być procesowane, muszą być gdzieś przechowywane – w tym celu Blue Prism udostępnia strukturę kolejek (queue). Dane w kolejkach przechowywane są w tzw. itemach.

Itemem może być np. numer faktury (invoice number), numer zamówienia sprzedaży (sales order) itp. Każdy item, w zależności od tego,  na jakim jest etapie procesowania, posiada inny status.

• Oczekujący (Pending) – jeżeli dany item ma być dopiero procesowany,
• Zakończony (Completed) – jeżeli został już przeprocesowany,
• Wyjątek (Exception) – jeżeli w trakcie procesowania wystąpił biznesowy lub systemowy wyjątek.

Deployment robota

Do tworzenia releasów w środowisku Blue Prism służy osobny komponent Release Manager. Release jest umieszczany w środowisku produkcyjnym i uruchamiany na maszynach wirtualnych (VDI).

Certyfikacja Blue Prism

Firma Blue Prism, w zależności od specjalizacji, jaką się wykonuje, oferuje różne ścieżki szkoleń i certyfikacji. Dla developerów wartościowe będzie posiadanie akredytacji: podstawowej BluePrism Developer oraz BluePrism Professional Developer (dla certyfikowanych developerów posiadających dużą wiedzę i doświadczenie).

Podsumowanie

Z rozwiązań RPA korzystają dziś już nie tylko globalne organizacje figurujące w rankingu Fortune 500 ale też wszystkie te firmy, którym zależy na usprawnieniu procesów i odciążeniu pracowników od wykonywania powtarzalnych zadań. Środowiska RPA takie jak Blue Prism mają niski próg wejścia, a logika biznesowa zaprojektowana w nich może być prezentowana także przedstawicielom biznesu. Czy to oznacza, że rzeczywiście każdy może automatyzować procesy?

Na pewno warto, żeby jak najwięcej programistów zainteresowało się ścieżką kariery developera RPA i możliwościami, jakie daje ten dynamicznie rozwijający się trend technologiczny. Wsparcie specjalistów RPA w organizacji to nie tylko rozwój, ale też utrzymanie i dostosowanie zaprojektowanego robota do wszelkich zmian w środowisku produkcyjnym, o czym więcej w wywiadzie: Robotics Process Automation – w czym tkwi sekret jej popularności.

Przeczytaj artykuł: Dowiedz się, jak zautomatyzować czasochłonne procesy dzięki technologii OCR!

Przejdź do:

1. 1. Czym jest technologia OCR?
2. 2. Wykorzystanie technologii OCR w RPA
3. 3. Skuteczność OCR
4. 4. OCR w RPA w praktyce – case study
5. 5. OCR w RPA – największe korzyści
6. 6. Podsumowanie

Czym jest technologia OCR?

Technologia OCR (Optical Character Recognition) jest zestawem technik służących do rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym w postaci rastrowej (czyli w formie bitmapy). Mówiąc prościej, OCR umożliwia rozpoznawanie pisma, zeskanowanego tekstu (czyli uogólniając pliku graficznego) i przetworzenie go do postaci cyfrowej. Rozpoznawanie pisma jest możliwe dzięki zastosowaniu w tej technologii wielu metod z dziedziny rozpoznawania wzorców, która jest jedną z metod sztucznej inteligencji. Za każdym razem więc, gdy wykorzystujemy rozpoznawanie obrazu, korzystamy z bardziej zaawansowanej technologii niż często nam się wydaje.

Wykorzystanie technologii OCR w RPA

Robotics Process Automation to dziedzina, która korzysta z różnych technologii informatycznych, aby automatyzować procesy biznesowe. W wielu procesach z różnych obszarów działalności firmy na którymś etapie (np. jako dane wejściowe) wykorzystuje się skany dokumentów. W większości dokumenty te są dostarczane lub generowane w formie plików PDF, a pracownicy potrzebują wydobyć (wyekstrahować) z nich określone dane. W takiej sytuacji można wykorzystać automatyzację, która działa w oparciu o rozpoznawanie obrazu. Ważne jest to, w jakim formacie są dostarczone dane. Jeśli pliki PDF wygenerowane są jako tekst i mają ustaloną strukturę, to do ich analizy developerzy mogą użyć wyrażeń regularnych, które służą do walidacji danych tekstowych lub wyszukiwania danych w tekście na podstawie wzorców. Jeśli jednak dokument jest zeskanowany jako obraz, to jedynym sposobem umożliwiającym sczytanie danych jest wykorzystanie technologii OCR.

Skuteczność OCR

Czy każdy dokument można odczytać za pomocą OCR? Najważniejszym czynnikiem jest to, czy dane są kompletne i prawdziwe – w przeciwnym razie będą one bezużyteczne. Skuteczność odczytu jest uzależniona od jakości dokumentów. Jeżeli dostarczane dokumenty nie są dobrej jakości, pismo nie jest kontrastowe, dokumenty będą zawierały pismo odręczne lub będą np.: odwrócone, to wpłynie to znacząco na jakość odczytu danych. Z pomocą przychodzą zaawansowane algorytmy rozpoznawania tekstu, a na rynku jest wiele firm, które oferują gotowe oprogramowanie lub zaawansowane algorytmy OCR. Decydując się na takie rozwiązanie, trzeba się upewnić, że dane oprogramowanie posiada interfejs, który umożliwi dostarczenie dokumentu do procesowania i odebrania przetworzonych danych z OCR. Jednak aby skuteczność rozpoznawania danych była właściwa, developerzy RPA automatyzują testowanie jakości danych zwróconych przez narzędzie OCR.

OCR w RPA w praktyce – case study

Problem

Jako programista wspieram firmy, które chcą przyspieszyć procesowanie dokumentów. W jednym z projektów wdrażałem rozwiązanie dla klienta, który procesował duże ilości zamówień w formie PDF i chciał przyspieszyć i usprawnić ten proces. W moim przypadku realizowany był projekt z obszaru Procurement, a rozwiązanie OCR dostarczał jeden z wiodących dostawców narzędzi OCR. Oto, jak przebiegał proces u klienta:

1. Sprzedawca (Vendor) dostarcza potwierdzenie złożenia zamówienia (Order Acknowledgement) w formacie PDF. Dokument ten przesyła na dedykowaną skrzynkę mailową.
2. Pracownicy po stronie biznesu odbierają dokument, odczytują dane i walidują je, porównując z danymi w systemie ERP.
3. Jeżeli dokument przechodzi walidację, odczytane dane są procesowane w kilku transakcjach ERP.

Wyzwanie

Wyzwaniem w projekcie było skuteczne odczytanie określonych pól. Z przesłanego potwierdzenia zamówienia należało ekstrahować 15 pól, z czego 5 zawierało dane kluczowe, niezbędne do walidacji i procesowania danego dokumentu.

Projekt

1. Dostawca rozwiązania, zobowiązał się, że dokładność odczytywanych danych, szczególnie danych kluczowych, będzie na poziomie 90%.
2.  Przedstawiciele klienta dostarczyli dane wzorcowe, z którymi porównywany był ekstrakt z OCR.
3. Projekt został podzielony na rundy. Podczas każdej rundy dostawca oprogramowania dostosowywał algorytm OCR do specyfikacji przesyłanych dokumentów, aby poprawić skuteczność rozpoznawania znajdujących się w nich danych. W początkowych fazach projektu skuteczność rozpoznawania części danych, szczególnie danych tekstowych, była bardzo niska, często poniżej 60%. W przypadku danych numerycznych algorytm radził sobie lepiej.
4. Programiści stworzyli robota, który „czytał” e-maile z dedykowanej skrzynki i jeżeli email zawierał załącznik w formacie PDF, był on wysyłany do narzędzia OCR w celu procesowania.Pierwsze obserwacje:

• Najlepszą skuteczność rozpoznawania miały dane liczbowe oraz ustandaryzowane dane, takie jak np. kody pocztowe.
• Największe problemy zaobserwowałem przy rozpoznawaniu danych tekstowych. Dla przykładu, OCR zamiast liter B zwracał liczbę 8, zamiast cyfry 0 – literę O.
• Problemem było również rozpoznawanie dat, ponieważ daty w dokumentach występowały w różnych niestandardowych formatach.

1. W celu możliwości wysyłania i odbierania danych z OCR, został udostępniony interfejs webowy (WebAPI). Robot w jednym z podprocesów wysyłał dany dokument do procesowania. W kolejnym podprocesie przetworzone dane były odbierane w czytelnym formacie JSON, służącym do zapisu struktur danych.
2. Został stworzony podproces przetwarzający dane do formatu, w którym znajdowały się nie tylko wartości poszczególnych pól na dokumencie, ale również wyrażone w procentach informacje na temat tego, jakiej jakości są te dane, tzw. Confidence Score. Wartość Confidence Score była podawana zarówno dla poszczególnych pól, jak i dla całego dokumentu.
3. Na podstawie Confidence Score robot klasyfikował dany dokument do dalszego procesowania. Jeżeli wartość Confidence Score dla całego dokumentu wynosiła poniżej 90%, wymagał on manualnej walidacji i uzupełnienia danych przez pracowników. Jeżeli wartość Confidence Score wynosiła powyżej 90%, dokument mógł być procesowany w systemie ERP.

Dodatkowo, na potrzeby testowania skuteczności algorytmu OCR, robot ekstrahował dane zwrócone przez OCR, które następnie były porównywane z danymi wzorcowymi dostarczonymi przez klienta. W celu zautomatyzowania procesu testowania stworzyłem narzędzie wykorzystujące algorytm, który wyszukiwał i porównywał dane testowe z danymi z OCR.

Efekty

Po kilku miesiącach i 6-7 rundach dostosowywania algorytmu OCR przez dostawcę, dane dla wielu pól, szczególnie pól danych kluczowych, były bliskie 90%. Narzędzie generowało dokładne rezultaty wyrażone w procentach dla każdego z odczytywanych pól. W efekcie więcej dokumentów było procesowanych automatycznie i udało się zautomatyzować proces walidacji faktur, który wcześniej był wykonywany ręcznie.

OCR w RPA – największe korzyści

• Odciążenie działów zajmujących się walidacją danych i przyspieszenie procesu.
• Szybszy obieg dokumentów.
• Automatyzacja większej liczby procesów dzięki wykorzystaniu zaawansowanej technologii.

Podsumowanie

Jak widać z przytoczonego przykładu, technologia OCR ma bardzo praktyczne zastosowanie w robotyce. Kluczowym czynnikiem jest efektywność i precyzja w rozpoznawaniu tekstu, która wpływa na finalny sukces danego projektu. W bardziej zaawansowanych i rozbudowanych rozwiązaniach OCR dodatkowo wykorzystuje się Machine Learning, dzięki czemu skuteczność rozpoznawania tekstu poprawia się w czasie, wraz z liczbą dostarczanych dokumentów. Technologia daje nam niesamowite możliwości i pozwala osiągać efekty, jakie byłyby niemożliwe dla człowieka. Specjaliści RPA i zespoły programistyczne cały czas pracują nad udoskonalaniem tych rozwiązań, tak by klienci osiągali coraz lepsze rezultaty dzięki inteligentnym rozwiązaniom.

Przejdź do:

1. 1. Czym jest RPA (Robotic Process Automation)?
2. 2. Od prostego makra do automatyzacji procesów biznesowych
3. 3. Jak będzie wyglądać praca z RPA?
4. 4. Zastosowanie rozwiązań RPA
5. 5. Wdrożenie automatyzacji procesów
6. 6. Korzyści z wdrożenia
7. 7. Business Process Automation – problemy
8. 8. Kto najwięcej skorzysta z narzędzi RPA?
9. 9. Etap powdrożeniowy

Czym jest RPA (Robotic Process Automation)?

Wyobraź sobie, że rozmawiasz z kimś, kto pierwszy raz słyszy o RPA. Jak w prosty sposób wyjaśniłbyś, czym jest ta technologia?

Może rozwinę skrót RPA: to jest Robotic Process Automation, czyli automatyzacja procesów biznesowych (ang. Business Processes Automation). Tłumacząc prosto – automatyzuje się to, co człowiek robi ręcznie. Wykonuje takie czynności jak analiza czy przetwarzanie danych. Co pozwala skupić się człowiekowi na bardziej wymagającej pracy i trudniejszych zadaniach.

Skąd taka ogromna popularność tych rozwiązań w ostatnim czasie? Co stoi za zawrotnym tempem ich rozwoju? 

W przypadku technologii RPA tworzy się takich „wirtualnych pracowników”. Skąd popularność? Wiadomo: oszczędności. Zamiast zatrudniać kilkadziesiąt osób, które realizują dane czynności manualnie, można do tego zaangażować, stworzyć robota software’owego, który będzie kosztował mniej niż fizyczny pracownik, nie będzie żądał podwyżek, nie będzie chodził na urlopy, nie będzie chorował, nie rzuci pracy z dnia na dzień.

Od prostego makra do automatyzacji procesów biznesowych

Jak wcześniej automatyzowało się procesy biznesowe?

Automatyzacją zajmuję się już od ponad 5 lat i wcześniej automatyzowało się pracę ludzi – w zależności od wykorzystywanej aplikacji i jej możliwości – różnymi technologiami, jak: makra VBA lub aplikacje typu C Sharp. Czas rozwoju oprogramowania przy wykorzystaniu takich rozwiązań był jednak długi. Późniejsze utrzymanie takich narzędzi polegało na tym, że aby dowiedzieć się, jaką logikę biznesową posiada automatyzacja, jakie wykonuje czynności, trzeba było analizować kod aplikacji.

I tutaj wchodzi na scenę technologia Robotic Process Automation, jako coś nowego, co jest łatwiejsze w utrzymaniu i wdrożeniu…

To po pierwsze – jeśli automatyzujemy jakiś proces, to ideą oprogramowania RPA jest to, że wdrożenie jest znacznie szybsze. I druga rzecz – jest kilka narzędzi, zintegrowanych środowisk do utrzymania aplikacji. Ich zaletą jest to, że widać całą logikę danego procesu. Do projektowania wykorzystuje się na przykład program BluePrism czy UIPath. To są swego rodzaju schematy blokowe, logiczne kawałki. Jeżeli ktoś je zobaczy, to jest w stanie zrozumieć, jakich procesów biznesowych dotyczą.

Także użytkownik biznesowy? Czy klient, który chce zobaczyć, jak taki proces jest zbudowany od środka, będzie w stanie zrozumieć, o co tam chodzi?

Tak, zaprojektowany proces można pokazać użytkownikowi biznesowemu. Na przykład w BluePrism klient może łatwo zobaczyć, jakie dane są przetwarzane oraz jakie czynności są na tych danych wykonywane. Nie trzeba analizować kodu całej aplikacji. Dlatego właśnie robotyka, w tym rozwiązania RPA, są uważane obecnie za kolejny krok w automatyzacji procesów biznesowych.

Czy „robotyka” i „RPA” oznaczają to samo? Jest tak wiele zastosowań RPA i tyle rodzajów: hybrydowe RPA, wspierane RPA, niewspierane RPA. Łatwo się w tym pogubić.

I tak, i nie. Robotyka to zbiór różnych technologii. To nie jest jeden język programowania, jedna technologia czy jedno narzędzie. To jest wiele narzędzi, także w zależności od klienta, od firmy, która wdraża takie rozwiązanie. Są różne technologie – bardziej zaawansowane, mniej zaawansowane, w zależności od podejścia.

Jak będzie wyglądać praca z RPA?

Czy pracownicy mogą się obawiać tego, że technologia RPA ich zastąpi? A może będzie wykorzystywana tylko jako model wspierający dla pracowników?

Podczas automatyzacji procesów biznesowych nigdy całkowicie nie eliminuje się udziału fizycznych pracowników. Są pewne części tego procesu, których nie można zautomatyzować i jest potrzeba wykonywania pracy manualnie.

Możesz podać przykład?

Rolą pracownika może być dostarczenie danych wejściowych (ang. input), np. faktur. Może je dostarczyć w różnej formie: mailowo, w formie pliku Excel lub innego pliku. Następnie program Robotic Process Automation działający na maszynie wirtualnej wykonuje określone czynności i uzyskujemy dane wyjściowe (ang. output), które również mogą mieć różną formę. Dalsze czynności, takie jak aktualizacje w bazie danych, zlecenia zapłaty czy inne operacje na danych pracownik będzie wykonywał samodzielnie.

Czy wykorzystanie RPA w firmie wymaga dużej wiedzy od takich pracowników?

Od pracownika nie jest wymagana tak naprawdę żadna wiedza techniczna. Dodatkowo dzięki zastosowaniu maszyn wirtualnych, czyli plików, tzw. obrazów, które zachowują się jak rzeczywisty komputer, działanie RPA nie ma wpływu na środowisko pracy użytkowników.

Zastosowanie rozwiązań RPA

Z jakim ciekawym zastosowaniem RPA się spotkałeś? Brałeś udział w jakimś ciekawym projekcie?

Jednym z ciekawszych rozwiązań, które miałem okazję tworzyć, był projekt RPA dla banku, który pozwolił zautomatyzować pracę wykonywaną wcześniej przez 20 osób.

Jeden robot zastępował 20 osób?

Automatyzowałem jeden proces, który wykonywał człowiek, ale tych robotów pracowało jednocześnie 9. Gdy się projektuje takie rozwiązania, to trzeba również myśleć o skalowalności, czyli o tym, żeby takich robotów działało w jednym czasie kilka. W tamtym przypadku 9 działających robotów zastępowało pracę 20 osób.

To sporo!

To jest jeszcze mało! Nie budowałem, ale uczestniczyłem w utrzymaniu takiego rozwiązania, gdzie jednocześnie na danych mogło pracować 20 narzędzi RPA. Te roboty zastępowały pracę ok. 100 osób.

Są jakieś ograniczenia w tworzeniu takich robotów software’owych i wykorzystaniu RPA czy też „sky is the limit”?
Ograniczeniem jest infrastruktura. Dana firma ma zwykle określone zasoby, np. maszyn wirtualnych, które może zaangażować. Często automatyzuje się kilka różnych procesów, więc trzeba planować użycie zasobów. Gdy jakaś firma decyduje się na automatyzację, tworzy się osobny dział robotyki i odpowiedni podział ról.

Wdrożenie automatyzacji procesów

Jak wygląda taki zespół odpowiedzialny za wdrożenie technologii RPA?

Są w nim analitycy, którzy przeprowadzają analizę danych procesów pod kątem możliwości automatyzacji oraz potencjalnych oszczędności. Są developerzy RPA, tak jak ja, zaangażowani w cały proces projektowania i programowania narzędzi w środowisku developerskim. Później wykonuje się testy symulujące pracę robotów w środowisku produkcyjnym, a następnie gotowe narzędzia RPA trafiają na produkcję. Od tego momentu robotami zarządzają kontrolerzy. Zajmują się m.in. przydzielaniem zasobów. Na przykład, gdy widzą, że jest dużo danych do procesowania, przydzielają kolejne narzędzia, by zoptymalizować i przyśpieszyć proces.

Wdrożenie automatyzacji danego procesu wymaga zatem zaangażowania bardzo wielu osób o różnych kompetencjach?

Dokładnie. Dodatkowo oprócz analityka, przeważnie po stronie biznesu, istnieje osoba lub osoby nazywane SME (Subject Matter Expert). SME to ekspert posiadający kompletną wiedzę na temat procesu, z którym developer ściśle współpracuje. O sukcesie automatyzacji decyduje zaangażowanie wielu ludzi, nie tylko developera, to praca zespołowa.
Rola developera nie sprowadza się tylko do wdrożenia automatyzacji. Developer zajmuje się również utrzymaniem rozwiązania, które wdrożył – dodawaniem nowych funkcjonalności, naprawą błędów, implementacją zmian w procesie itp.

Korzyści z wdrożenia. Czy RPA się opłaca?

Jako główny powód wdrożenia RPA często wymienia się skalowalność. Na jakim etapie można ustalić, czy proces będzie opłacalny i kto się tym zajmuje?

To analityk, który najczęściej jest osobą wewnątrz firmy, zajmuje się oszacowaniem, czy automatyzacja będzie opłacalna. Można sprawdzić np., ile czasu zajmują pracownikowi dane procesy. Następnie możemy przeanalizować, czy np. wdrożenie Robotic Process Automation da jakieś wymierne korzyści. Bo też trzeba pamiętać o tym, że takie roboty nie są darmowe.

Jakie są koszty związane z RPA?

Firma, która udostępnia technologię, pobiera opłaty za licencję – i to nie są małe kwoty. W przypadku rozwiązania BluePrism, z którego korzystam, jest to – z tego, co wiem – około 5000 funtów na miesiąc. Analityk musi więc wziąć pod uwagę koszty licencji i przeanalizować, czy opłacalne jest korzystanie z RPA, czy bardziej opłacalne jest pozostawienie tego procesu ludziom. Wymierne korzyści przynosi zwykle automatyzacja większych procesów, gdzie przetwarzany będzie duży wolumen danych.

A jakie są największe korzyści z wykorzystania RPA i w jaki sposób się je mierzy?

Wymierne korzyści to te finansowe, automatyzujemy pracę ludzi. Jeśli projektujemy jakiegoś robota, to procesuje on tak zwane „itemy”. Takim itemem może być jakiś dokument, faktura itd. Jako developer RPA mogę oszacować, że jedną taką fakturę robot procesuje 3 minuty, podczas gdy człowiekowi zajmuje to 15 minut. W przypadku RPA bardzo łatwo zmierzyć czas pracy dzięki temu, że istnieje zintegrowane środowisko, które umożliwia monitoring.

A Ty jako developer jakie dostrzegasz korzyści?

Ideą rozwiązań RPA jest to, że wszystko jest zintegrowane, wszystko jest w jednym miejscu. To się sprawdza, gdy jako developerzy pracujemy nad automatyzacją procesu, który wykorzystuje kilka różnych programów. Dawniej potrzebowaliśmy kilku technologii. Teraz możemy dany proces zautomatyzować od A do Z, wykorzystując jedno narzędzie. No i przede wszystkim czas wdrożenia jest o wiele krótszy niż przy zastosowaniu języków programowania.

Business Process Automation – możliwe problemy

A jakie napotykasz wyzwania?

Głównie problemy techniczne. Robotyka polega na tym, że automatyzuje się proces, by przetwarzał dane w sposób, jaki robi to człowiek, choć to zależy też od używanej aplikacji. Zautomatyzowany proces może różnić się od manualnego – RPA może wyciągać dane z jakiejś bazy danych czy web serwisu. Jednak nie zawsze jest to możliwe. Podam przykład. Mamy proces, który wykorzystuje dane z trzech zewnętrznych systemów, gdzie nie mamy dostępu do baz danych. Jeżeli dana firma nie udostępni mi bazy, to mam tylko dostęp do interfejsu użytkownika. Wyzwaniem mogą też być aspekty prawne regulujące dostęp do danego systemu.

Jak ważna jest współpraca między działem developerskim i biznesem?

Często jest to tak naprawdę współpraca nie między działem developerskim i biznesem, ale developerem i zewnętrzną firmą, która dostarcza jakieś aplikacje. Niejednokrotnie trzeba się kontaktować z supportem zewnętrznej firmy i ustalać, co jest możliwe do zrealizowania, a co nie. Muszę się dowiedzieć, w jaki sposób mogę jakieś dane pozyskać, czy firma jest chętna do udostępniania mi interfejsu, z którego mogę korzystać, żeby zoptymalizować pracę budowanego robota.

Kto najwięcej skorzysta z narzędzi RPA?

Jeśli chodzi o branże, to w której z nich widzisz największy potencjał wykorzystania technologii RPA?

Zajmuję się tym od paru lat i branża nie ma tak naprawdę znaczenia. To może być branża finansowa, produkcyjna, działy HR czy finansowe. Zakres zastosowania robotyki jest bardzo duży. Z tego co wiem, to bardzo dużo firm finansowych interesuje się wdrażaniem technologii RPA. Ale nie jest ona ograniczona do takich firm. Zainteresowane mogą być także firmy produkcyjne czy te z branży motoryzacyjnej. Generalnie: większe korporacje, które chcą zautomatyzować pracę swoich działów.

Jaki jest klucz do sukcesu takiego projektu? Według badań E&Y 30-50% projektów Robotic Process Automation upada.

Czasem przyczyną są błędy na etapie analizy danych procesów. Warto pamiętać, że te rozwiązania nie są bezobsługowe. To nie działa w ten sposób, że zaprojektuje się takiego robota i można o nim zapomnieć. Często w aplikacjach, z których korzystają firmy, są wdrażane aktualizacje. W takiej sytuacji roboty korzystające z ich zasobów również potrzebują przebudowy. Z tym się wiążą dodatkowe nakłady finansowe dla ludzi odpowiedzialnych za utrzymanie. Bywa też tak, że oczekiwania biznesu są inne, a rzeczywistość je weryfikuje.

O jakie sytuacje chodzi?

Wyjaśnię na przykładzie. Jest proces finansowy, który sprawdza, czy dana faktura została opłacona. Robot robi to w takim samym czasie jak człowiek, czyli np. zajmuje mu to 3-5 minut. Biznes chciałby, żeby ten robot przeprocesował 20 000 faktur, co jest fizycznie niemożliwe z powodu błędnie wykonanej analizy biznesowej na początkowym etapie i nieoszacowania technicznych możliwości. Ktoś nie sprawdził, jakie są oczekiwania biznesu, a jakie techniczne możliwości i pomimo zaangażowania czasu oraz pracy ludzi automatyzacja nie przynosi oczekiwanych oszczędności.

Etap powdrożeniowy

Kto się zajmuje utrzymaniem rozwiązań RPA? Osoby, które zajmowały się wdrożeniem czy też jest to po stronie firmy? A może firma zewnętrzna?

To zależy od firmy. Dział robotyki to może być wewnętrzna struktura i utrzymaniem zajmują się developerzy, pracownicy tej firmy. Może być też tak, że developerzy i kontrolerzy pracują w innych firmach. U obecnego klienta, dla którego pracuję, robotyką zajmuje się dział w wewnętrznych strukturach firmy, a utrzymaniem robotów – zewnętrzna firma. Po zakończeniu developmentu robot trafia na środowisko produkcyjne i zanim będzie w pełni funkcjonalny, musi działać pod stałym nadzorem, tzw. okresie „hypercare”, który trwa 1 miesiąc. W tym czasie robota dostosowuje się do środowiska produkcyjnego i eliminuje błędy. Po okresie hypercare odpowiedzialność za utrzymanie robota przejmuje zewnętrzna firma.

Oczywiście developer nadal jest odpowiedzialny za utrzymanie. Jeżeli w przyszłości wystąpią błędy, które nie zostały wykryte w poprzednich etapach wdrażania, musi je wyeliminować, a także dostosować robota do wszelkich zmian, które występują w automatyzowanych aplikacjach.

Dziękuję za rozmowę!

Przeczytaj artykuł: Dowiedz się, jak zautomatyzować czasochłonne procesy dzięki technologii OCR!